В сьогоднішньому світі краще бути готовим до будь-яких викликів.
Основний виклик який стоїть зараз перед управлінцями та бізнесом в Україні - це працювати віддалено та ефективно водночас.
Компанія АІМ має успішний досвід дистанційної командної роботи, яким поділиться з вами.
Наш HR бізнес-партнер розробив для вас алгоритм переведення команди у віддалений режим. Ми впевненні у своїй компетенції в даній темі бо виходимо з аналітичної специфіки нашої компанії, постійного відстеження світових трендів, включно з ринком праці, та досвіду застосування всіх прийнятних для наших умов інновацій. Ми розповімо як створити зручний та ефективний віртуальний офіс.
Крок 1. Відповідальні за перехід команди(Hr-відділ, керівники департаментів та управління):
- оцінюють критерії успіху такого кроку;
- оцінюють ризики таких дій;
- оцінюють ресурси необхідні для зміни формату.
Крок 2. Тестовий вихід.
В теорії та й на практиці варто спершу протестувати такий формат на частині команди (окремий відділ або кілька фахівців, які потребують змін).
Це проявить “слабкі” зони віддаленої роботи для вашої компанії, які потрібно буде усунути.
Крок 3. Віртуальний офіс.
Варто чітко визначити необхідний набір софту (сукупність програм) для виконання ваших завдань та організувати віддалену технічну підтримку (напр. замовити послуги системного адміністратора у відповідній компанії). Далі ми розкриємо цю тему окремим матеріалом - по пунктам та одразу з посиланнями.
Крок 4. Робочі місця.
З'ясуйте потребу кожного в команді - техніка, обладнання. Організуйте процес перевезення та доставки необхідного.
Цікавий етап для спостережень. Бо вас може здивувати зв’язок продуктивності колеги та зручного стільця :) Але йдіть по змозі на зустріч, адже такі дрібниці й формують любов до компанії, в якій працюєш.
Крок 5. Підтримка офісу.
Чи маєте ви необхідність продовжувати оренду наявного офісу? Якщо так, то раціонально було б організувати його безпеку, адже на час карантинних заходів підвищується кількість пограбувань. Варто теж подумати про прибирання і технічну підтримку в режимі чергування.
Крок 6. Комунікації.
Найважливіший етап для результату роботи компанії в цілому, він потребує особливої уваги.
З власного досвіду можемо запевнити, що ритм, системність та стандартизація роботи - це запорука ефективності. Щотижнева нарада керівників, щоденні 5-ти хвилинки відділів, повноцінна нарада відділу раз на тиждень та активне спілкування в месенджерах протягом дня - показник здорового переходу у віддалений режим.
Крок 7. Інвестиція в майбутнє.
Усі кризи коли-небудь закінчуються. Візьміть собі за мету вийти з цієї кризи вже з такою командою, яка буде максимально відданою та закоханою у вашу компанію.
Стимулюйте та “продавайте” навчання (оскільки у співробітників з'явилося значно більше вільного часу), спілкуйтеся між собою онлайн неформально в позаробочий час. Влаштовуйте корпоративні челенджі та підтримуйте один одного.
Сприймайте цей виклик як шанс стати більш гнучкими, сучасними та життєздатними.
До речі, компанія АІМ на правах інтегратора може вам надати доступ до HubSpot Академії - корисне для бізнесу навчання Inbound-маркетингу та продажам - про ХабСпот нижче детальніше.
ВІРТУАЛЬНИЙ ОФІС.
8 ДІЄВИХ ІНСТРУМЕНТІВ ДИСТАНЦІЙНОЇ РОБОТИ.
1.Відео-зв’язок, конференції, наради.
Zoom (https://zoom.us/) - Коли по-справжньому засумували за колегами, і хочете не просто їх почути, а ще й побачити. Найкраща альтернатива скайпу з можливістю безкоштовного користування (до 40 хвилин). Зум також дає можливість записувати. Легко відкривається, простий у користуванні та налаштуваннях.
2. Месенджери.
Discord (https://discordapp.com/) - Справжній геймерський месенджер. Для ділової комунікації він зручний тим, що дає можливості створювати різні канали та керувати ними. Тобто кожний відділ може мати власний канал для комунікацій між собою та з іншими відділами компанії. Цей месенджер також має функції відеозв’язку з можливістю демонстрації екрану.
В умовах віддаленої взаємодії краще мати кілька альтернативних каналів комунікації, на випадок збою роботи одного з них.
Telegram (https://telegram.org/) - Рекомендуємо тримати резервні канали в старому доброму телеграмі, який підводить надзвичайно рідко + це можливість телефонувати колегам безкоштовно.
3. Уся спільна робота.
G-suite (https://gsuite.google.com/ GOOGLE) - Знайомий вже багатьом найповніший пакет офісних програм, що дозволяє обмінюватися файлами, спільно працювати над таблицями і документами, планувати події в загальному календарі, і ще надзвичайно багато чого. Google він такий Google!
4. Тайм-менеджемент та ефективне управління часом.
TimeDoctor (https://www.timedoctor.com/classic) - Софт який вчить продуктивно використовувати робочий час, проводить облік задач і дозволяє зрозуміти над чим зараз зайнята команда. Чудовий інструмент для ілюстрації використання чи марнування часу.
5. Управління проектами.
Jira (https://www.atlassian.com/software/jira) - Повний цикл управління проектами, розподілення задач та всі можливості для індивідуального налаштування. Безкоштовно до 10 користувачів. Ілюструє зайнятість, відповідальних за виконання, етапи виконання проектів та завдань.
6. Управління маркетингом, продажами та відділом сервісу.
HubSpot (https://www.hubspot.com/) - CRM-система для автоматизації всього комплексу взаємовідносин з клієнтами. Містить в собі академію з найкращими онлайн-курсами з маркетингу та продажів. До речі, АІМ - офіційний партнер ХабСпоту в Україні.
7. Віддалена технічна підтримка.
TeamViewer (https://www.teamviewer.com/en/) - Найпопулярніше рішення для віддаленого доступу до робочого столу.
8. Документообіг з клієнтами.
Кабінет АІМ (https://aimarketing.info/uk) - На нашій платформі ви маєте можливість завантажити документи для проектів, ознайомитися зі звітами, і навіть знайти своїх потенційних клієнтів.
Існує достатньо велика кількість технічних рішень для віддаленої роботи. Ми віримо, що наш досвід допоможе вам.
Вміння працювати дистанційно - це безвіз для талантів!
Вдалої та ефективної роботи!
